Mahaton Project là đơn vị chuyên cung cấp giải pháp Digital Marketing toàn diện cho doanh nghiệp tại Việt Nam, trực thuộc hệ thống Công ty TNHH Minh Phát với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành sản xuất và thương mại.
Chúng tôi giúp khách hàng:
Tăng trưởng lợi nhuận và mở rộng tệp khách hàng
Cắt giảm đến 60% chi phí nhân sự vận hành
Tiết kiệm thời gian quản lý gấp 5 lần
Cung cấp cho ban lãnh đạo bảng điều khiển trực quan để đo lường hiệu quả thời gian thực
Tất cả thông qua ba trụ cột dịch vụ:
Thiết kế website chuyên nghiệp, chuẩn SEO
Quảng cáo Google/YouTube hiệu suất cao
Ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong vận hành kinh doanh
Với kinh nghiệm phục vụ hơn 10 đối tác trong các lĩnh vực đa dạng — từ hãng hàng không quốc tế (American Airlines), chuỗi F&B (Panda Express, China Queen), bán lẻ (Co.op Mart), truyền thông (HTV1), viễn thông (Viettel), đến các doanh nghiệp sản xuất Việt Nam (TAKI Elevator, Minh Phát EPS, Tấn Đại Bao Bì, Nam Phát Tôn) — chúng tôi hiểu rõ nhu cầu thị trường và cam kết mang đến giải pháp tạo tăng trưởng thực sự cho từng khách hàng.
Trong mua bán giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, người nhận báo giá hiếm khi là người quyết định cuối cùng. Đó thường là nhân viên mua hàng, trưởng phòng kỹ thuật hoặc thư ký ban giám đốc. Việc của họ sau khi mở thư là chuyển tiếp lên cấp trên kèm một câu đánh giá ngắn. Khi địa chỉ gửi là một đuôi thư miễn phí, dạng tên riêng kèm vài chữ số, đặt ngay cạnh tên công ty trong chữ ký, người ta khựng lại một nhịp.
Cái giá phải trả không phải là mất đơn hàng ngay lập tức. Nó là một bước xác minh phát sinh: gọi điện hỏi lại, tìm website, kiểm tra mã số thuế, hỏi đồng nghiệp đã ai làm việc với bên này chưa. Mỗi bước phát sinh là thêm một khoảng thời gian để họ so sánh anh chị với nhà cung cấp khác đang chờ sẵn trong hộp thư. Trong mua bán, sự chần chừ của người mua là kẻ thù lớn hơn giá bán.
Còn một rủi ro thuần kỹ thuật ít người để ý. Hệ thống lọc thư của các tập đoàn và doanh nghiệp lớn chấm điểm từng thư đến. Thư có tệp đính kèm nặng, gửi từ một đuôi thư miễn phí, nội dung mang tính chào hàng, là tổ hợp rất dễ bị đẩy vào hộp thư rác mà không ai báo cho anh chị biết. Đây là lý do nhiều chủ doanh nghiệp tin rằng khách "không thèm trả lời", trong khi thư chưa bao giờ đến được hộp thư chính. Nếu công ty anh chị đang xây quy trình báo giá bài bản, bài báo giá tự động trên website doanh nghiệp nói kỹ hơn về việc rút ngắn quãng đường từ yêu cầu đến con số.
Ngược lại, một địa chỉ cùng tên miền với website khép kín vòng kiểm tra đó chỉ trong vài giây: người nhận thấy tên miền trong địa chỉ thư, gõ lên trình duyệt, thấy đúng công ty, đúng sản phẩm, đúng số điện thoại. Đây là cách rẻ nhất để trả lời câu hỏi "bên này có thật không", và tôi có nói thêm trong bài website doanh nghiệp chuẩn chuyển đổi.
Đây là lý do quan trọng hơn cả chuyện thể diện, và cũng là lý do hay bị bỏ qua cho tới ngày xảy ra chuyện. Khi một nhân viên kinh doanh dùng địa chỉ cá nhân để làm việc với khách, toàn bộ lịch sử trao đổi nằm trong một tài khoản mà công ty không có quyền gì: bản vẽ đã duyệt, quy cách đã chốt, cam kết thời gian giao hàng, các lần khách khiếu nại và cách đã xử lý. Người đó nghỉ việc, đổi mật khẩu, và công ty còn lại đúng một tờ hợp đồng cùng trí nhớ của vài người.
Với email theo tên miền, tình huống khác hẳn. Quản trị viên của công ty khóa mật khẩu trong ngày cuối cùng, chuyển tiếp thư sang người tiếp nhận, và xuất toàn bộ hòm thư ra bản lưu. Người kế nhiệm đọc lại được mạch trao đổi trước khi gọi cho khách, nên khách không phải kể lại từ đầu. Đây chính là tinh thần của việc bàn giao có giấy trắng mực đen mà tôi đã viết trong bài hợp đồng bàn giao website cần những gì: thứ gì thuộc về doanh nghiệp thì phải nằm trong tay doanh nghiệp.
Cũng nói thẳng một điều. Hòm thư không phải là phần mềm quản lý khách hàng. Nó giữ lại lịch sử nhưng không cho anh chị biết còn bao nhiêu cơ hội đang mở và ai đang trễ hẹn với khách. Doanh nghiệp đến ngưỡng vài người bán hàng nên tách hai việc này ra, và bài chọn phần mềm quản lý khách hàng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ là chỗ để bắt đầu.
Có ba đường đi phổ biến, và không có đường nào đúng cho mọi doanh nghiệp. Anh chị chọn theo số người dùng thật, khối lượng thư gửi mỗi ngày và mức độ cần làm việc chung trên tài liệu.
| Cách làm | Hợp với ai | Chi phí tương đối | Điểm yếu cần biết trước |
|---|---|---|---|
| Hòm thư kèm theo gói lưu trữ website | Công ty dưới năm người, thư ít, chủ yếu nhận | Thấp nhất, thường đã nằm trong gói lưu trữ đang trả | Dung lượng nhỏ, lọc thư rác yếu, đồng bộ trên điện thoại hay trục trặc, gửi nhiều dễ bị bên nhận đánh dấu là rác |
| Dịch vụ thư điện tử chuyên dụng | Công ty năm đến ba mươi người, bán hàng qua thư là chính | Trung bình, tính theo từng hòm thư mỗi tháng | Chỉ có thư, không kèm lịch chung và ổ lưu trữ tài liệu, vẫn phải mua thêm chỗ khác nếu cần |
| Bộ ứng dụng văn phòng đám mây đầy đủ | Đội nhiều người cùng làm trên một tệp, cần lịch chung và họp trực tuyến | Cao nhất, tính theo từng người dùng | Chi phí phình nhanh nếu quên xóa tài khoản người đã nghỉ, cần một người trong công ty biết quản trị |
Một phép tính để anh chị hình dung cách ước lượng, và xin nói rõ đây là con số giả định để minh hoạ cách tính chứ không phải giá thị trường: giả sử công ty cần tám hòm thư, giả định mỗi hòm tốn một trăm hai mươi nghìn đồng mỗi tháng, thì mỗi tháng tốn chín trăm sáu mươi nghìn đồng, mỗi năm khoảng mười một triệu rưỡi đồng, cộng thêm phí gia hạn tên miền. Anh chị thay số thật của nhà cung cấp vào đúng chỗ giả định là ra ngân sách của mình. Khoản này nên nằm chung một bảng với các chi phí vận hành khác, theo cách tôi trình bày trong bài chi phí duy trì website hàng năm.
Một nguyên tắc nhỏ nhưng cứu được nhiều doanh nghiệp: tài khoản tên miền, nơi đặt website và nơi đặt hòm thư nên đứng tên công ty và do công ty giữ quyền quản trị cao nhất, kể cả khi thuê đơn vị bên ngoài vận hành. Đây là phần quyền sở hữu nên ghi rõ ngay trong hợp đồng, đừng để tới lúc cần mới đi tìm.
Một hòm thư mang tên miền công ty không làm sản phẩm của anh chị tốt hơn. Nó chỉ gỡ đi một lý do để người mua chần chừ, và trong mua bán giữa doanh nghiệp, chần chừ mới là thứ giết đơn hàng.
Khi công ty đã có tên miền riêng, kẻ xấu cũng có thể mạo danh chính tên miền đó để gửi thư cho khách của anh chị. Kịch bản kinh điển trong ngành xuất nhập khẩu là một thư giả danh kế toán công ty, báo rằng tài khoản ngân hàng vừa thay đổi, và khách chuyển tiền vào đúng số tài khoản của kẻ lừa đảo. Chuyện này xảy ra không phải vì khách ngây thơ, mà vì tên miền của anh chị chưa được khai báo đủ ba bản ghi bảo vệ.
Việc của anh chị không phải là tự cấu hình. Việc của anh chị là yêu cầu bên kỹ thuật bật đủ ba bản ghi, xác nhận bằng văn bản ngày đã bật, gửi kèm ảnh chụp kết quả kiểm tra, và đưa câu xác nhận đó vào biên bản nghiệm thu. Nếu một đơn vị nói rằng "không cần đâu anh chị", đó là dấu hiệu nên cẩn thận, giống các dấu hiệu tôi liệt kê trong bài chọn đơn vị làm website và những dấu hiệu cảnh báo.
Bảo vệ hòm thư đi cùng bảo vệ website, cả hai đứng trên cùng một tên miền, nên đừng làm một nửa. Bài bảo mật website và chứng chỉ mã hóa là phần còn lại của câu chuyện. Thêm một lưu ý: hòm thư công việc thường chứa dữ liệu cá nhân của khách hàng và người lao động, và doanh nghiệp có nghĩa vụ chung là giữ gìn dữ liệu đó, hạn chế người được truy cập và không mang ra ngoài tùy tiện; phần áp dụng cụ thể cho ngành nghề của anh chị thì nên hỏi luật sư, tôi không tư vấn pháp luật.
Đây là quyết định mất năm phút nhưng ảnh hưởng nhiều năm. Hãy dựng bộ địa chỉ theo chức năng trước: kinhdoanh, ketoan, hotro, tuyendung, và một địa chỉ chung cho thông tin liên hệ. Lý do rất đời thường: người đi người ở, còn địa chỉ thì ở lại. Danh thiếp, tài liệu giới thiệu sản phẩm, hồ sơ thầu, biển hiệu và các trang hồ sơ trên mạng đều in địa chỉ đó, và anh chị không muốn in lại tất cả mỗi lần một nhân viên nghỉ.
Địa chỉ cá nhân vẫn cần, nhất là cho người trực tiếp đàm phán, vì khách muốn biết mình đang nói chuyện với ai. Nguyên tắc là mọi thư quan trọng đều gửi kèm một bản sao tới hòm thư phòng ban. Như vậy khi người phụ trách nghỉ phép hay nghỉ việc, cả đội vẫn có đủ ngữ cảnh để tiếp tục.
Điều kiện để cách làm này không hỏng: mỗi hòm thư chung phải có một người chịu trách nhiệm đọc và một cam kết thời gian trả lời, ví dụ trong nửa ngày làm việc. Hòm thư chung không có chủ thì thư khách rơi vào đó rồi không ai đọc. Việc phân loại thư đến và tách yêu cầu thật khỏi thư chào mời cũng giống hệt cách lọc khách tiềm năng mà tôi mô tả trong bài lọc khách tiềm năng thật khỏi khách rác.
Hai thứ nên tránh: đặt địa chỉ theo tên chiến dịch hoặc theo năm, vì sang năm nó thành rác; và đặt địa chỉ theo biệt danh khó đọc, vì khách sẽ gõ sai và thư không bao giờ tới.
Phần lớn doanh nghiệp lo chuyện chi phí hàng tháng, trong khi mối nguy thật nằm ở một dòng nhắc gia hạn bị bỏ sót. Tên miền hết hạn không chỉ làm website ngừng hoạt động. Nó làm im lặng toàn bộ hòm thư của công ty ngay trong ngày: thư khách gửi tới bị trả về, thư anh chị gửi đi không ra khỏi máy, và người ngoài kết luận rằng công ty đã đóng cửa. Sau thời hạn tạm giữ, tên miền có thể rơi vào tay người khác, lúc đó việc lấy lại vừa tốn kém vừa không chắc chắn.
Ba việc cần làm, làm một lần rồi yên tâm. Thứ nhất, gia hạn nhiều năm thay vì từng năm. Thứ hai, bật tự động gia hạn và kiểm tra thẻ thanh toán gắn vào đó còn hạn, vì thẻ hết hạn là nguyên nhân phổ biến nhất khiến tự động gia hạn thất bại trong im lặng. Thứ ba, và đây là điểm hay bị bỏ quên: địa chỉ liên hệ của tài khoản tên miền không nên là chính email chạy trên tên miền đó. Hãy dùng một địa chỉ dự phòng nằm ngoài hệ thống để nhận cảnh báo, nếu không khi tên miền hết hạn thì thư nhắc gia hạn cũng không tới được ai.
Cuối cùng, hãy xác định rõ ai là chủ sở hữu tên miền. Rất nhiều doanh nghiệp phát hiện tên miền đang đứng tên một nhân viên cũ hoặc đơn vị làm website từ nhiều năm trước, và chỉ biết ra đúng lúc cần chuyển đi. Cách phòng vẫn là cách cũ: giấy tờ rõ ràng, quyền quản trị nằm ở công ty, và có bản lưu định kỳ cho cả website lẫn hòm thư, theo tinh thần bài sao lưu và khôi phục website sau sự cố.
Nếu công ty anh chị vẫn đang báo giá bằng địa chỉ cá nhân, việc chuyển đổi không nặng nề như nhiều người tưởng: chọn một trong ba cách ở trên, dựng bộ địa chỉ theo phòng ban, yêu cầu bên kỹ thuật bật đủ ba bản ghi chống giả mạo và xác nhận bằng văn bản, rồi khóa chặt phần gia hạn tên miền. Phần tốn thời gian nhất thường là chuyển dữ liệu cũ và báo cho khách hàng quen địa chỉ mới, nên hãy làm vào tuần thấp điểm và giữ chuyển tiếp thư trong vài tháng.
Anh chị muốn rà lại hệ thống thư và tên miền của công ty trước khi bước vào mùa báo giá mới, nhắn cho tôi qua Zalo hoặc gửi thư tới lochuynh@mahatonproject.com. Tôi sẽ nói thẳng phần nào nên làm ngay và phần nào chưa cần tốn tiền.
Thư hỏi hàng từ người mua nước ngoài thường bắt đầu từ một lượt tìm kiếm; xem quảng cáo Google ra thị trường nước ngoài.
Lộc Tấn Huynh là người sáng lập Mahaton Project — agency digital B2B đã triển khai hàng trăm dự án website, Google Ads và AI cho doanh nghiệp Việt, trong đó có Minh Phát EPS, TAKI Elevator và Viettel. Nguyên tắc làm việc của Mahaton không đổi qua từng dự án: mọi đồng ngân sách marketing đều phải truy ngược được về một kết quả kinh doanh đo đếm được.
Hãy để chúng tôi đồng hành và hỗ trợ doanh nghiệp bạn phát triển bền vững.
.png)
